電話対応でのメモの取り方を解説！初心者でも簡単にできる5つのコツ

電話対応でメモ、ちゃんと取れてるかな？大切な情報見逃してない？

早口の人の話をメモするのって難しいよね…効率よく取りたいな。

今回は、電話対応でのメモの取り方を解説！初心者でも簡単にできる5つのコツについてお話しします。

この記事を読めば、電話対応時のメモ取りがグッと上達します。一緒に効率的なメモ術をマスターして、仕事の質をアップさせましょう！

電話対応メモの重要性と基本的な書き方

電話対応時のメモ、意外と難しいと感じていませんか？

実は、適切なメモ術を身につけるだけで、仕事の質が大きく向上するんです。

これらのポイントを押さえれば、電話対応の質が格段に上がること間違いなしです。

それでは、具体的な方法を見ていきましょう。

電話メモが仕事の質を上げる

「電話メモって、そんなに大切なの？」と思うかもしれません。

でも、実は適切な電話メモは、あなたの仕事の質を劇的に向上させる魔法の道具なんです。

なぜ電話メモがそんなに重要なのか、具体的に見ていきましょう。

適切なメモを取ることで、これらのメリットを得られるのです。

特に新入社員や若手社員の方は、メモ力を磨くことで仕事の評価が大きく上がります。

ただし、闇雲にメモを取ればいいというわけではありません。

効果的なメモの取り方には、コツがあるのです。

例えば、重要なポイントを素早く見つけ出し、簡潔に書き留める能力が必要です。

メモの基本は5W1Hを押さえる

電話メモを取る際、何を書けばいいか迷ったことはありませんか？

実は、5W1Hを押さえるだけで、メモの質が格段に上がります。

では、具体的に5W1Hとは何か、そしてどう活用すればいいのか見ていきましょう。

これらの要素を意識しながらメモを取ることで、重要な情報を漏らさず記録できます。

特に、「Who（誰が）」と「What（何を）」は必ず押さえましょう。

ただし、全ての要素を毎回完璧に埋める必要はありません。

状況に応じて、必要な情報を選んでメモすることが大切です。

例えば、商品の問い合わせなら「What（何の商品か）」「Why（なぜ問い合わせたのか）」に重点を置くといいでしょう。

相手の言葉をそのまま書く

電話メモを取る際、ついつい自分の言葉で要約してしまいがちですよね。

でも、相手の言葉をそのまま書くことで、情報の正確さが格段に上がります。

なぜ相手の言葉をそのまま書くことが重要なのか、具体的に見ていきましょう。

相手の言葉をそのまま書くことで、これらのメリットを得られるのです。

特に重要な情報や指示は、できる限り正確に書き留めましょう。

ただし、全ての会話を完璧に書き取る必要はありません。

重要なポイントや、後で確認が必要そうな部分を中心に書き取りましょう。

例えば、「明日の3時までに資料を提出してください」という指示があれば、この部分は必ず正確に書き取るべきです。

重要な情報に印をつける

電話中にメモを取っていると、どの情報が重要か分からなくなることがありますね。

重要な情報に印をつけることで、後で素早く必要な情報を見つけられるのです。

では、具体的にどのような印をつければいいのか、見ていきましょう。

これらの印を使い分けることで、メモの中から必要な情報を瞬時に見つけられます。

特に、締切や金額などの重要な数字には必ず印をつけましょう。

ただし、印をつけすぎると逆に見にくくなってしまいます。

本当に必要な情報にのみ、印をつけるようにしましょう。

例えば、「明日までに資料を提出」という情報があれば、「明日まで」に下線を引き、「提出」に丸をつけるといいかもしれません。

メモは後で見返せるように

電話を切った直後は内容を覚えていても、時間が経つと忘れてしまうことがありますよね。

後で見返せるメモを作ることで、重要な情報を確実に記録できるのです。

では、どうすれば後で見返しやすいメモになるのか、具体的に見ていきましょう。

これらのポイントを押さえることで、後で見返しても内容が理解しやすくなります。

特に、次のアクションは必ず明記するようにしましょう。

ただし、細かすぎる情報を全て書く必要はありません。

重要なポイントを簡潔にまとめることが大切なのです。

例えば、「9/15 15:00 田中様（ABC商事）から商品Xの在庫確認の電話。明日中に在庫状況を返答する」といった具合にまとめるとよいでしょう。

メモを取るときに必要な3つの道具

効率的な電話メモを取るには、適切な道具が欠かせません。

実は、ちょっとした工夫で、メモの質が大幅に向上するんです。

これらの道具を揃えれば、メモの効率が格段に上がることでしょう。

それでは、各道具の詳細を見ていきましょう。

メモ用紙は複写式がおすすめ

メモ用紙って、何を使えばいいか迷ったことはありませんか？

実は、複写式のメモ用紙を使うことで、作業効率が大幅に上がるんです。

なぜ複写式のメモ用紙がおすすめなのか、具体的に見ていきましょう。

これらのメリットにより、作業効率が大幅に向上するのです。

特に、上司への報告が必要な場合は、複写式メモ用紙が重宝します。

ただし、複写式メモ用紙は、書く際に力を入れすぎると下の紙まで透けてしまうので注意が必要です。

適度な筆圧で書くことを心がけましょう。

例えば、「お客様からの問い合わせ内容」と「社内での対応方針」を分けて書くと、後で整理しやすくなりますよ。

ペンは滑らかに書けるものを

電話対応中、ペンが引っかかって思うように書けない経験はありませんか？

滑らかに書けるペンを使うことで、メモの効率と質が大幅に向上するんです。

では、どんなペンを選べばいいのか、具体的に見ていきましょう。

これらのペンは、素早く滑らかに書くことができ、メモの効率を上げます。

特に、ゲルインクボールペンは書き味が良く、多くのビジネスパーソンに愛用されています。

ただし、インクが乾くのに時間がかかるものは、メモが滲む可能性があるので注意が必要です。

速乾性のあるペンを選ぶと、この問題を避けられるでしょう。

例えば、左利きの方は特に速乾性のペンを選ぶことをおすすめします。手が文字に触れてしまうことが多いからです。

ふせんで情報を整理する

メモを取った後、情報の整理に困ったことはありませんか？

ふせんを活用することで、情報の整理と優先順位付けが格段に楽になるんです。

では、ふせんをどのように活用すればいいのか、具体的に見ていきましょう。

これらの方法を使うことで、情報の整理が驚くほど簡単になります。

特に、色分けは視覚的に情報を区別できるので、とても効果的です。

ただし、ふせんを使いすぎると逆に混乱の原因になる可能性があります。

使用する色は3〜4色程度に抑え、シンプルな system を作ることが大切です。

例えば、赤は「緊急」、黄色は「要確認」、青は「完了」というように決めておくと良いでしょう。

電話メモを効率よく取る5つのコツ

電話メモを素早く、正確に取るのは難しいと感じていませんか？

実は、ちょっとしたコツを押さえるだけで、メモの効率が劇的に上がるんです。

これらのコツを押さえれば、電話メモの達人になれること間違いなしです。

それでは、各コツの詳細を見ていきましょう。

略語や記号を活用する

電話中にすべての言葉を書ききれないと感じたことはありませんか？

略語や記号を上手に使うことで、メモのスピードが格段に上がるんです。

では、どのような略語や記号を使えばいいのか、具体例を見ていきましょう。

これらの略語や記号を使いこなせば、メモのスピードが飛躍的に上がります。

特に、頻繁に使う言葉や表現には自分なりの略語を作っておくと良いでしょう。

ただし、略語や記号を使いすぎると、後で読み返した時に意味がわからなくなる可能性があります。

自分が理解できる範囲で使うことが大切です。

例えば、「顧客w/社長@本社re新製品」と書けば、「顧客が社長と一緒に本社で新製品について話し合った」という内容を簡潔に表現できますね。

余白を上手に使う

メモ用紙をびっしり埋めてしまい、後から情報を追加できなくて困ったことはありませんか？

余白を効果的に使うことで、情報の整理や追加が格段にしやすくなるんです。

では、どのように余白を活用すれば良いのか、具体的に見ていきましょう。

これらの方法で余白を活用すれば、情報の整理が驚くほど簡単になります。

特に、左右の余白に補足情報を追記する習慣をつけると、メモの質が大幅に向上しますよ。

ただし、余白を使いすぎると、かえって情報が散らかって見にくくなる可能性があります。

バランスを取りながら使うことが大切です。

例えば、本文に「新商品の納期について問い合わせ」と書き、左の余白に「→来月15日納品予定」と追記すれば、情報が整理されて見やすくなりますね。

キーワードに注目する

電話中に重要な情報を聞き逃してしまった経験はありませんか？

キーワードに注目することで、重要な情報を確実にキャッチできるんです。

では、どのようにキーワードを見つけ、活用すればいいのか、具体的に見ていきましょう。

これらのポイントを押さえることで、重要な情報を逃さずキャッチできます。

特に、数字や日付は必ずメモするよう心がけましょう。

ただし、キーワードだけを拾いすぎると、文脈が分からなくなる可能性があります。

キーワードとその周辺情報のバランスを取ることが大切です。

例えば、「来週の水曜日15時に新宿オフィスで打ち合わせ」という情報があれば、「来週水曜15時」「新宿オフィス」「打ち合わせ」をキーワードとしてメモしておくと良いでしょう。

図や矢印を使って関連性を示す

メモを見返した時、情報同士の関連性が分からなくなった経験はありませんか？

図や矢印を活用することで、情報の関連性が一目で分かるようになるんです。

では、どのように図や矢印を使えばいいのか、具体例を見ていきましょう。

これらの図や矢印を使いこなせば、メモの見やすさが格段に向上します。

特に、因果関係を示す矢印は、情報の流れを理解するのに役立ちます。

ただし、図や矢印を使いすぎると、かえって見にくくなる可能性があります。

シンプルに、必要最小限で使うことが大切です。

例えば、「納期遅れ→クレーム増加→対策会議」というように矢印でつなげば、問題の流れが一目で分かりますね。

メモの型を決めておく

電話を受ける度に、どんなメモを取ればいいか迷った経験はありませんか？

メモの型を事前に決めておくことで、効率的かつ漏れのないメモが取れるんです。

では、どのようなメモの型があるのか、具体例を見ていきましょう。

これらの型を状況に応じて使い分けることで、効率的なメモ取りが可能になります。

特に、5W1H型は多くの場面で活用できる汎用性の高い型です。

ただし、型にこだわりすぎると、臨機応変な対応が難しくなる可能性があります。

状況に応じて柔軟に型を変更することも大切です。

例えば、商品の問い合わせなら「商品名」「数量」「納期」「特記事項」といった項目を事前に決めておくと、漏れなくメモを取れますよ。

初心者がよくする電話メモの3つのミス

電話メモを取る際、思わぬミスをしていませんか？

実は、初心者がよく陥るミスがいくつかあるんです。

これらのミスを避けることで、電話メモの質が格段に向上します。

それでは、各ミスの詳細と対策を見ていきましょう。

全部を書こうとしすぎる

電話中に相手の言葉を全て書き取ろうとして、肝心な情報を聞き逃してしまったことはありませんか？

全ての情報を書き取ろうとするのではなく、重要なポイントに絞ってメモを取ることが大切です。

では、どうすれば効率的にメモを取れるのか、具体的な方法を見ていきましょう。

これらの方法を使えば、必要な情報を効率的にメモできます。

特に、キーワードと数字を押さえることで、後から内容を思い出しやすくなります。

ただし、メモを簡略化しすぎると、後で内容が思い出せなくなる可能性があります。

自分が理解できる程度に情報を残すことが大切です。

例えば、「来週水曜15時MTG@本社」と書けば、「来週の水曜日15時に本社で会議がある」という情報を簡潔に記録できますね。

要点をまとめられない

電話を切った後、メモを見返してみたものの、何が重要だったのか分からなくなった経験はありませんか？

要点をまとめる力を磨くことで、効率的で分かりやすいメモが取れるようになります。

では、どうすれば要点をうまくまとめられるのか、具体的な方法を見ていきましょう。

これらの方法を使えば、要点を押さえたメモが取れるようになります。

特に、電話の目的と次のアクションを明確にすることで、メモの質が大幅に向上します。

ただし、要点だけを書くと、重要な細部が抜け落ちる可能性があります。

適度に詳細も記録することを心がけましょう。

例えば、「目的：新製品の納期確認、結論：来月15日に納品可能、次のアクション：受注書を送付」というように要点をまとめると、電話の内容が一目で分かりますね。

メモを整理しない

電話を切った後、メモをそのまま放置して、後で内容が分からなくなった経験はありませんか？

メモを整理する習慣をつけることで、情報の活用度が格段に上がるんです。

では、どのようにメモを整理すればいいのか、具体的な方法を見ていきましょう。

これらの方法を実践することで、メモの有用性が大幅に向上します。

特に、電話直後の確認と補足は、鮮度の高い情報を記録するのに効果的です。

ただし、整理に時間をかけすぎると、他の業務に支障をきたす可能性があります。

効率的に整理することを心がけましょう。

例えば、メモに「重要」「至急」などのタグをつけたり、カテゴリー別にファイリングしたりすることで、後から必要な情報をすぐに見つけられるようになりますよ。

電話対応でのメモの取り方を解説！初心者でも簡単にできる5つのコツ【まとめ】

この記事では電話対応でのメモの取り方を解説！初心者でも簡単にできる5つのコツについて説明してきました。

電話メモは5W1Hを押さえ、略語や記号を活用すると効率的です。メモ用紙や筆記具の選び方も大切で、複写式の用紙がおすすめです。

この記事で学んだメモの取り方を実践し、電話対応のスキルアップを目指していきましょう。